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查阅和借阅干部档案应遵守哪些规定?

加入时间:2008-5-7 19:18:08 来源:  访问量:3109

 
为了做到既能确保档案的安全,防止失密现象,又能满足有关单位工作需要,根据中组部查阅档案的有关规定精神,现对查阅、借阅档案有关事项作如下规定:
(一)、下述领导与部门因工作需要可直接到档案室查阅任何人员档案。
1. 校领导;组织部、人事处、纪检、监察等部门的领导。
2. 其他单位领导可直接查阅管理权限之内的人员档案。
(二)、其他人员与部门如因工作需要查阅档案,可按下述手续办理:
1.  外单位来本校查阅档案,需两人以上持单位组织或人事部门介绍信,经我处领导批准后方可查阅。
2.  非上述指定部门的领导,查阅管理权限以外人员档案,需先提交查阅报告,写清查阅何人档案、查阅目的、要求(摘录、复制)和查阅人,报告要加盖本部门公章并负责人签字,经我处领导批准后方能查阅。
3.  其他部门一般人员,查阅本部门一般人员档案,按第二条第2项办理,但不需要我处领导批准。
4.  个人因办理公正、上学等,需要查阅、摘录、复制本人档案的,需持本部门盖章并负责人签字的个人申请、有关管理培训部门负责人签字批准的申请表,到档案室直接办理所需事宜。
(三)、查阅注意事项:
1.  人事档案一般只供在档案室查阅,未经批准不得私自带走档案材料,如有特殊情况必须借回使用的,应在查阅档案报告书中说明理由,经我处领导批准后方可带走。
2.  将档案借回使用的部门,对档案要妥善保管,严格保密,不准将档案交本人翻阅,不得转借,防止遗失,借用期限最长一个月。
3.  本单位干部一般不得查阅本单位领导干部的档案。
4.  不得以任何理由查阅本人或亲属的档案。
5.  查阅档案,要保证档案完整无损,不得擅自拆散、抽取、勾画、批注和折叠。
6.  经领导批准,需复制的材料,由我处有关人员办理,重点摘录的档案材料不得记入笔记本上。复制和摘录的材料要办理登记手续,要有专人保管,不得对外公布和传抄。
7. 查阅档案时不得抽烟,倒水要离开材料,以防止污染和损坏档案材料。

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